Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Für alle Anliegen rund um den Datenschutz erreichst du uns unter [email protected].

Frida ist ein Angebot der NES Solution GmbH. Registrierung, Anmeldung und dein Konto laufen über unser Kundenportal unter callhelloagain.de; diese Erklärung gilt auch dort, soweit es um Frida geht.

2. Welche Daten wir verarbeiten

2.1 Beim Besuch von fridaistda.de

• IP-Adresse
• Geräteinformationen, Browser-Typ, Betriebssystem
• Log-Daten
• Cookies und ähnliche Technologien (siehe Abschnitt 8)

2.2 Dein Konto

• Vorname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (gespeichert als gehashter Wert)
• Rechnungsadresse, soweit sie beim Bezahlvorgang abgefragt wird
• Zahlungsdaten (verarbeitet durch Stripe, nicht dauerhaft bei uns gespeichert)
• Tarif, gebuchte Minutenpakete, deine Einstellung zur automatischen Nachbuchung und die gewählte Stimme
• deine Einwilligungen mit Zeitpunkt und Fassung des Textes
• Kommunikationsverlauf mit dem Support

2.3 Gespräche mit Frida

• Fridas Rufnummer, die zu deinem Konto gehört
• Zeitpunkt und Dauer der Anrufe sowie die verbrauchten Minuten
• der Text der Gespräche (Beiträge beider Seiten)
• eine Zusammenfassung, die nach jedem Gespräch automatisch erstellt wird
• wenn Frida im Gespräch Hinweise auf eine Krise erkennt: ein Vermerk, dass und wann das geschah, mit der erkannten Stufe – ohne Gesprächsinhalt

Rohaudioaufzeichnungen der Gespräche werden nicht dauerhaft gespeichert. Im Konto siehst du nur, wann und wie lange telefoniert wurde – keine Inhalte. Das gilt auch, wenn du Frida für jemand anderen eingerichtet hast.

2.4 Gedächtnis (nur mit deiner Einwilligung)

Wenn du bei der Registrierung oder später im Konto einwilligst, halten wir einzelne Fakten aus deinen Gesprächen dauerhaft fest – zum Beispiel Namen, Vorlieben, wiederkehrende Themen und Ereignisse, die dir wichtig sind –, außerdem ihre Herkunft (welches Gespräch, wann), Verknüpfungen zwischen diesen Fakten und Zeitpunkt und Fassung deiner Einwilligung. Die Fakten werden nach dem Gespräch von einem KI-Modell aus dem Text herausgelesen (Abschnitt 6.1) und auf einem eigenen Server bei Hetzner in Deutschland gespeichert. Ohne Einwilligung entsteht kein Gedächtnis.

Die Einwilligung ist freiwillig; Frida bleibt ohne sie vollständig nutzbar. Du kannst sie jederzeit im Konto unter „Einwilligungen“ widerrufen. Dann wird das gesamte Gedächtnis sofort gelöscht; willigst du später erneut ein, beginnt es wieder bei null. Die Fakten bleiben auch dann gespeichert, wenn der Text des Gesprächs, aus dem sie stammen, nach 24 Monaten gelöscht wird – bis zu deinem Widerruf oder der Löschung deines Kontos.

2.5 Kostenloser Testanruf

Auf fridaistda.de kann jede Person Frida einmal für insgesamt fünf Minuten kostenlos testen. Dafür verarbeiten wir:

• Name und E-Mail-Adresse, um den Bestätigungslink zu senden
• die Telefonnummer – gespeichert wird sie nur als nicht umkehrbarer, mit einem geheimen Schlüssel gebildeter Prüfwert (Hash), nie im Klartext
• die bereits genutzten Sekunden und den Zeitpunkt jedes Testanrufs

Der Bestätigungslink ist 48 Stunden gültig; unbestätigte Anmeldungen löschen wir danach. Nach der Bestätigung kann die Testzeit 30 Tage lang genutzt werden. Rufst du die Testnummer an, vergleichen wir die übermittelte Rufnummer mit dem Prüfwert und speichern sie nicht. Name und E-Mail-Adresse löschen wir 30 Tage nach Ablauf des Testzeitraums. Den Prüfwert behalten wir, damit jede Nummer nur einmal testen kann; die Zeitpunkte der einzelnen Testanrufe löschen wir nach 7 Tagen.

Das Gespräch führt eine KI. Das Gesprächsaudio wird dafür in Echtzeit von Twilio und Google Cloud verarbeitet (Abschnitt 6.1); Inhalte, Mitschriften und Zusammenfassungen des Testgesprächs speichern wir nicht. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung bei der Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit widerrufen kannst. Die Bestätigungsmail versenden wir über Mailjet.

3. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung und Betrieb von Frida, insbesondere die Gespräche am Telefon
• Zählung der Minuten nach deinem Tarif und deinen Paketen
• Erkennen von Hinweisen auf eine Krise im Gespräch (Abschnitt 5)
• Gedächtnisbildung, nur mit deiner Einwilligung
• Durchführung des kostenlosen Testanrufs
• Nutzerauthentifizierung und Zugriffskontrolle
• Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung und Zahlungsverarbeitung
• Technischer Support und Kundenservice
• Sicherheit des Dienstes, Erkennung von Missbrauch
• Einhaltung gesetzlicher Pflichten

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: für alle Daten, die zur Bereitstellung von Frida erforderlich sind.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung: für die Verarbeitung deiner Gespräche, das Gedächtnis, den Testanruf und Analyse-Cookies.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung: für steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z. B. Rechnungen, 10 Jahre gem. § 147 AO).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse: für technische Sicherheitsmaßnahmen, Betrugsverhinderung und Dienststabilität.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

Was du Frida erzählst, kann Angaben zu deiner Gesundheit enthalten. Grundlage dieser Verarbeitung ist deine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die du bei der Registrierung gesondert erteilst. Diese Einwilligung umfasst, dass deine Gespräche von einer KI geführt und verarbeitet werden und ihr Text gespeichert und nach spätestens 24 Monaten gelöscht wird. Du kannst sie jederzeit im Konto widerrufen; danach kann Frida keine Gespräche mehr mit dir führen. Für das Gedächtnis gilt bei Gesundheitsbezug ebenfalls Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO auf Grundlage der gesonderten, freiwilligen Einwilligung.

5. Krisenerkennung und automatisierte Entscheidungen

Frida ist eine KI. Während des Gesprächs prüft ein KI-Modell deine Beiträge auf Hinweise auf eine ernste Krise. Erkennt es solche Hinweise, fragt Frida behutsam nach oder nennt dir die Telefonseelsorge unter 116 123. Frida ist kein Notruf und benachrichtigt niemanden. Gespeichert wird dazu nur der Vermerk aus Abschnitt 2.3.

Diese automatisierte Verarbeitung hat keine rechtlich bindenden Auswirkungen auf dich. Es findet kein Profiling mit rechtlich erheblichen Auswirkungen im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

6. Empfänger und Drittländer

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für die Vertragserfüllung erforderlich ist, du eingewilligt hast oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

6.1 Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Folgende Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag. Mit jedem Auftragsverarbeiter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO:

Datenbank, Gedächtnis, Web-Analyse (Matomo) und Systemüberwachung betreiben wir selbst auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland – diese Daten verlassen unsere Infrastruktur nicht.

6.2 Drittlandtransfers

Einige der genannten Dienstleister haben ihren Sitz in Drittländern außerhalb der EU, insbesondere in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder dem EU-US Data Privacy Framework, sofern der jeweilige Anbieter zertifiziert ist.

6.3 Sonstige Weitergabe

Eine Weitergabe an staatliche Behörden erfolgt ausschließlich auf gesetzliche Anordnung. Eine Weitergabe personenbezogener Daten zu Werbezwecken an Dritte findet nicht statt.

7. Speicherdauer und Löschung

Dein Konto kannst du jederzeit im Kundenportal unter „Einstellungen“ löschen.

8. Cookies und Analyse auf fridaistda.de

Notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website und deines Kontos zwingend erforderlich (z. B. Session-Verwaltung, Authentifizierung). Wir setzen sie ohne gesonderte Einwilligung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

Consent-Management

Zur Einholung und Verwaltung deiner Einwilligungen setzen wir auf fridaistda.de das Consent-Management-Tool der Usercentrics GmbH (Sendlinger Str. 7, 80331 München) ein. Dabei werden dein Consent-Status und technische Daten (u. a. gekürzte IP-Adresse) verarbeitet (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO – Nachweis der Einwilligung).

Web-Analyse mit Matomo

Um Nutzung und Qualität der Website zu verstehen und zu verbessern, setzen wir die Web-Analyse-Software Matomo ein. Matomo betreiben wir selbst auf eigenen Servern in Deutschland; es findet keine Weitergabe der Analysedaten an Dritte statt. Ohne deine Einwilligung zählt Matomo Seitenaufrufe, ohne Cookies zu setzen. Analyse-Cookies setzen wir nur, wenn du einwilligst (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

9. Deine Rechte

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Recht auf Auskunft über gespeicherte Daten.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Recht auf Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Recht auf Erhalt der Daten in einem maschinenlesbaren Format.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, im Konto unter „Einwilligungen“ oder per E-Mail.

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an [email protected].

10. Beschwerderecht

Du hast zudem das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO ein. Dazu gehören insbesondere:

• Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS/HTTPS)
• Verschlüsselung gespeicherter Daten (Encryption at rest)
• Zugriffskontrolle und rollenbasiertes Berechtigungsmanagement
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen
• Pseudonymisierung personenbezogener Daten, soweit technisch möglich
• Incident-Response-Prozess bei Datenschutzverletzungen

12. Minderjährige

Frida richtet sich nicht an Minderjährige unter 18 Jahren als Vertragspartner. Die Registrierung setzt Volljährigkeit voraus. Personenbezogene Daten von Minderjährigen werden nicht wissentlich erhoben.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen von Frida anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist stets auf fridaistda.de/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich per E-Mail.